Digitale Signatur - Bestandteil elektronischer Rechnungsverarbeitung im SAP

Digitale Signatur und E-Invoicing etabliert sich im Geschäftsalltag mehr und mehr als Standard.

Viele Projekte für die "Letzte Meile", den elektronischen Rechnungseingang inklusive digitaler Signatur, werden gerade erst aufgesetzt, während viele Unternehmen Ihre Rechnungsverarbeitung bei papierbasierten Rechnungseingang bereits realisiert haben.

Digitale Signatur - auf was Sie achten sollten!

Die zahlreichen Vorgaben seitens des Gesetzgebers zu E-Inovicing und digitaler Signatur, die Vielzahl unterschiedlicher Anbieter und die notwendige technische Integration von digitaler Signatur, bestehender Prozessautomatisierung und der ERP-Anwendung sind die Hürden, die sich den Unternehmen stellen.

E-Invoicing mit digitaler Signatur spart Zeit und Kosten!

ReadSofts Prozessautomatisierung für das Rechnungswesen mit E-Inovicing inkl. digitaler Signatur erhöht nicht nur die Effizienz in den Unternehmen.

Die Prozessautomatisierung, beispielsweise im Prüfungs- und Freigabeworkflow hilft auch dabei, weniger Papier in Umlauf zu bringen. Handling und Versand von elektronischem Rechnungseingang mit digitaler Signatur ist deutlich schneller, effizienter und preiswerter als die Rechnungsverarbeitung von papiergebundenen Rechnungen.

Neben dem elektronischen Rechnungseingang mit digitaler Signatur war bisher parallel ein Papier-Rechnungseingang notwendig. Immense Einsparungspotentiale bieten inzwischen auch digitale Signatur und Verifikation, flankiert von entsprechenden rechtlichen Rahmenbedingungen, der elektronischen Rechnungsverarbeitung mit E-Invoicing und der Bearbeitung des elektronischen Rechnungseingang inklusive digitaler Signatur.

Rechnungsverarbeitung ohne Medienbrüche dank digitaler Signatur!

Erst durch die rechtskonforme digitale Signatur können Medienbrüche des elektronischen Rechnungseingang umgangen werden. Dies ist zwingend notwendig für die Effizienz der digitalen Prozessautomatisierung der Rechnungsverarbeitung.

Ihre Vorteile durch E-Invoicing inklusive digitaler Signatur!

Auf beiden Seiten liegen die Vorteile von E-Invoicing mit digitaler Signatur: sowohl beim Rechnungssteller als auch beim Empfänger. Es entsteht eine höhere Kundenbindung durch die Verknüpfung übergreifender digitaler Prozesse und Prozessautomatisierung der Rechnungsverarbeitung dem elektronischen Rechnungseingang - neben der Kostenersparnis und Prozessautomatisierung mit E-Invoicing und digitaler Signatur.

Daten fließen im E-Invoicing direkt in Erfassungssysteme, der elektronische Rechnungseingang wird verbucht und steht dank E-Invoicing inklusive digitaler Signatur sofort an beliebigen Arbeitsplätzen zur Verfügung.

Skontoverluste und Durchlaufzeiten werden durch die Prozessautomatisierung der Rechnungsverarbeitung der elektronischen Prozesse reduziert und der Cashflow der Zahlungsempfänger dank E-Invoicing und digitaler Signatur verbessert.

Die niedrige Fehlerquote und die Transparenz von E-Invoicing mit digitaler Signatur bieten eine Servicequalität, auf die alle Beteiligten der Prozessautomatisierung der Rechnungsverarbeitung mit E-Invoicing nicht mehr verzichten wollen.

An zentraler Stelle erfolgt die digitale Signatur des elektronischen Rechnungseingang auf Basis eines elektronischen Zertifikates und wird durch den Lieferanten bei der Prozessautomatisierung mit E-Invoicing beauftragt.

An wen richtet sich die digitale Signatur?

E-Invoicing inklusive digitaler Signatur richtet sich an Rechnungssteller und Rechnungsempfänger mit kleinem bis hohem elektronischem Rechnungsvolumen, welche die Vorteile eines papierlosen elektronischen Prozesses in der Rechnungsverarbeitung mit E-Invoicing und digitaler Signatur nutzen möchten.

E-Invoicing kann zudem mit dem elektronischen Bestellprozess kombiniert werden. Damit richtet sich E-Invoicing mit digitaler Signatur an Unternehmen, die einen ausschließlich elektronischen Prozess der Rechnungsverarbeitung realisieren möchten - dank digitaler Signatur mit Prozessautomatisierung ist die Kette von der Bestellung bis zum elektronischen Rechnungseingang geschlossen.

Rechtliche Maßnahmen von E-Invoicing!

Mit E-Invoicing und digitaler Signatur senken Sie die Kosten Ihres elektronischen Rechnungseingang - gesetzeskonform! Zum Vorsteuerabzug berechtigt nur ein Rechnungseingang mit qualifizierter digitaler Signatur.

Voraussetzung für die Integration des elektronisch übermittelten Rechnungseingang ist die Prozessautomatisierung der digitalen Signatur. Der Empfänger muss der elektronischen Rechnungsverarbeitung zustimmen, damit diese aus rechtlicher Sicht stattfinden kann.

Nach dem Empfang des elektronischen Rechnungseingangs mit digitaler Signatur muss der Empfänger diese zunächst hinsichtlich Integrität und Authentizität prüfen. Der Rechnungseingang kann auf elektronischem Weg übermittelt werden, nachdem der Empfänger seine Zustimmung zu E-Invoicing erteilt hat.

Basis hierfür sind die Daten aus dem ERP-System, die über einen der Übertragungswege an die Signaturstelle an E-Inovicing übermittelt werden. Der digital signierte Rechnungseingang wird anschließend an den Kunden geschickt.

Nach der Signaturprüfung werden die Dokumente inklusive digitaler Signatur und Protokoll revisionssicher archiviert - die Prozessautomatisierung ist abgeschlossen.

Ordnungsgemäße Rechnung mit digitaler Signatur!

Enthält ein elektronischer Rechnungseingang keine digitale Signatur, hat der Empfänger die Pflicht, einen ordnungsgemäßen Rechnungseingang anzufordern: entweder eine Papier-Rechnung per Post oder eine elektronische Rechnung, die die digitale Signatur aufweist.

 Zunächst haftet der Sender und Empfänger der E-Invoicing inklusive digitaler Signatur, wenn im Prozess der elektronischen Rechnungsverarbeitung ein Fehler auftritt.