E-Invoice - Plattform für elektronische Rechnungen im SAP
E-invoice etabliert sich im Geschäftsalltag mehr und mehr als Standard. Während viele Unternehmen Ihre Rechnungsbearbeitung bei papierbasierten Rechnungen bereits realisiert haben, werden Projekte für die "Letzte Meile", die elektronischen Rechnungen gerade erst aufgesetzt.
E-Invoice - auf was Sie achten sollten!
Hürden, die sich den Unternehmen stellen, sind die zahlreichen Vorgaben seitens des Gesetz-gebers zu E-Inovice, die Vielzahl unterschiedlicher Anbieter und die notwendige technische Integration von E-Invoice, elektronischer Signatur, bestehender Automatisierung und der ERP-Anwendung.
E-Invoice spart Zeit und Kosten!
ReadSofts Automatisierung für das Rechnungswesen mit E-Inovice erhöht nicht nur die Effizienz in den Unternehmen. Die Automatisierung, beispielsweise im Prüfungs- und Freigabeworkflow hilft auch dabei, weniger Papier in Umlauf zu bringen. Handling und Versand von elektronischer Rechnungen mit E-Invoice ist deutlich schneller, effizienter und preiswerter als die Rechnungsbearbeitung von papiergebundenen Rechnungen. Neben der elektronischen Rechnung mit E-Invoice war bisher parallel eine Papier-Rechnung notwendig. Inzwischen bieten auch elektronische Signatur und Verifikation, flankiert von entsprechenden rechtlichen Rahmenbedingungen, der elektronischen Rechnungsbearbeitung mit E-Invoice und der Bearbeitung elektronischer Rechnungen inklusive elektronischer Signatur, immense Einsparpotentiale.
Rechnungsbearbeitung ohne Medienbrüche dank E-Invoice!
Denn erst durch die rechtskonforme elektronische Signatur können Medienbrüche der elektronischen Rechnungen umgangen werden. Dies ist zwingend notwendig für die Effizienz der digitalen Automatisierung der Rechnungsbearbeitung.
Ihre Vorteile durch E-Invoice!
Die Vorteile von E-Invoice mit elektronischer Signatur liegen auf beiden Seiten: bei Rechnungsstellern und -empfängern. Neben der Kostenersparnis und Automatisierung mit E-Invoice und elektronischer Signatur entsteht eine höhere Kundenbindung durch die Verknüpfung übergreifender digitaler Prozesse und Automatisierung der Rechnungsbearbeitung der elektronischen Rechnungen. Daten fließen im E-Invoice direkt in Erfassungssysteme, elektronische Rechnungen werden verbucht und stehen dank E-Invoice mit elektronischer Signatur sofort an beliebigen Arbeitsplätzen zur Verfügung. Durch die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung der elektronischen Prozesse werden Skontoverluste und Durchlaufzeiten reduziert und der Cashflow der Zahlungsempfänger dank E-Invoice und elektronischer Signatur verbessert. Die niedrige Fehlerquote und die Transparenz von E-Invoice mit elektronischer Signatur bieten eine Servicequalität, auf die alle Beteiligten der Automatisierung der Rechnungsbearbeitung mit E-Invoice nicht mehr verzichten wollen. Die elektronische Signatur bestimmter elektronischer Rechnungen auf Basis eines elektronischen Zertifikates erfolgt an zentraler Stelle und wird durch den Lieferanten bei der Automatisierung mit E-Invoice beauftragt.
An wen richtet sich E-Invoice?
E-Invoice richtet sich an Rechnungssteller und Rechnungsempfänger mit kleinem bis hohem elektronischem Rechnungsvolumen, welche die Vorteile eines papierlosen elektronischen Prozesses in der Rechnungsbearbeitung mit E-Invoice und elektronischer Signatur nutzen möchten. E-Invoice kann zudem mit dem elektronischen Bestellprozess kombiniert werden. Damit richtet sich E-Invoice mit elektronischer Signatur an Unternehmen, die einen ausschließlich elektronischen Prozess der Rechnungsbearbeitung realisieren möchten - die Kette von der Bestellung bis zur elektronischen Rechnung ist geschlossen - dank E-Invoice mit Automatisierung!
Rechtliche Maßnahmen von E-Invoice!
Mit E-Invoice senken Sie die Kosten Ihrer elektronischen Rechnungen - gesetzeskonform ! Nur Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur berechtigen zum Vorsteuerabzug. Die Automatisierung der elektronischen Signatur ist Voraussetzung für die Integration elektronisch übermittelter E-Invoice Rechnungen. Damit die elektronische Rechnungsbearbeitung aus rechtlicher Sicht stattfinden kann, muss der Empfänger diesem zustimmen. Nach dem Empfang elektronischer E-Invoice Rechnungen mit elektronischer Signatur muss der Empfänger diese zunächst hinsichtlich Integrität und Authentizität prüfen. Nachdem der Empfänger seine Zustimmung zu E-Invoice erteilt hat, können Rechnungen auf dem elektronischen Weg übermittelt werden. Basis hierfür sind die Daten aus dem ERP-System, die über einen der Übertragungswege an die Signaturstelle an E-Inovice übermittelt werden. Die signierte Rechnung wird dann an den Kunden geschickt. Nach der Signaturprüfung werden die Dokumente inklusive Signatur und Protokoll revisionssicher archiviert - die Automatisierung ist abgeschlossen.
Ordnungsgemäße Rechnung mit E-Invoice!
Enthält eine E-Invoice Rechnung keine elektronische Signatur, hat der Empfänger die Pflicht, eine ordnungsgemäße Rechnung anzufordern: entweder eine Papier-Rechnung per Post oder eine elektronische E-Invoice Rechnung, die die elektronische Signatur aufweist. Sollte im Prozess der elektronischen Rechnungsberarbeitung ein Fehler auftreten, haftet zunächst der Sender und Empfänger der E-Invoice.