Eingangsrechnungen - Plattform für E-Invoice im SAP

Eingangsrechnungen elektronisch zu verarbeiten etabliert sich im Geschäftsalltag mehr und mehr als Standard.

Während viele Unternehmen Ihre Geschäftsprozesse bei papierbasierten Eingangsrechnungen bereits realisiert haben, werden Projekte für die "Letzte Meile", die elektronischen Eingangsrechnungen gerade erst aufgesetzt.

Automatisierte Eingangsrechnungen - auf was Sie achten sollten

Den Unternehmen stellen sich viele Hürden in Verbindung mit Eingangsrechnungen. Die zahlreichen Vorgaben für Eingangsrechnungen seitens des Gesetzgebers zu E-Inovice, die Vielzahl unterschiedlicher Anbieter und die notwendige technische Integration von E-Invoice, elektronischer Signatur, bestehender Automatisierung und der ERP-Anwendung.

Eingangsrechnungen automatisieren spart Zeit und Kosten

Nicht nur die Effizienz in den Unternehmen wird durch ReadSofts Automatisierung für Eingangsrechnungen erhöht. Die Automatisierung, beispielsweise im Prüfungs- und Freigabeworkflow hilft auch dabei, weniger Papier in Umlauf zu bringen.

Handling und Versand von elektronischen Eingangsrechnungen ist deutlich schneller, effizienter und preiswerter als die Geschäftsprozesse von papiergebundenen Eingangsrechnungen. Neben der elektronischen Eingangsrechnung war bisher parallel eine Eingangsrechnung per Papier notwendig.

Immense Einsparpotentiale bieten auch elektronische Signatur und Verifikation, flankiert von entsprechenden rechtlichen Rahmenbedingungen, der elektronischen Geschäftsprozesse mit E-Invoice und der Bearbeitung elektronischer Eingangsrechnungen inklusive elektronischer Signatur.

Geschäftsprozesse ohne Medienbrüche dank elektronischen Eingangsrechnungen

Erst durch die rechtskonforme elektronische Signatur können Medienbrüche der elektronischen Eingangsrechnungen umgangen werden. Dies ist notwendig um die digitalen Automatisierung der Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten.

Ihre Vorteile durch automatisierte Eingangsrechnungen

Sowohl beim Rechnungssteller, als auch beim Rechnungsempfänger liegen die Vorteile von elektronischen Eingangsrechnungen mit elektronischer Signatur. Neben der Kostenersparnis und Automatisierung mit E-Invoice und elektronischer Signatur entsteht eine höhere Kundenbindung durch die Verknüpfung übergreifender digitaler Prozesse und Automatisierung der Geschäftsprozesse der elektronischen Eingangsrechnungen.

Daten fließen im E-Invoice direkt in Erfassungssysteme, elektronische Eingangsrechnungen werden verbucht und stehen dank E-Invoice mit elektronischer Signatur umgehend an beliebigen Arbeitsplätzen zur Verfügung.

Durch die Automatisierung der Eingangsrechnungen und der gesamten elektronischen Geschäftsprozesse werden Skontoverluste und Durchlaufzeiten reduziert und der Cashflow der Zahlungsempfänger dank E-Invoice und elektronischer Signatur verbessert.

Die Transparenz und die niedrige Fehlerquote der Eingangsrechnungen bieten eine Servicequalität, auf die alle Beteiligten der Automatisierung der Geschäftsprozesse nicht mehr verzichten möchten.

Die elektronische Signatur bestimmter elektronischer Eingangsrechnungen auf Basis eines elektronischen Zertifikates erfolgt an zentraler Stelle und wird durch den Lieferanten bei der Automatisierung beauftragt.

An wen richtet sich E-Invoice?

Automatisierte Eingangsrechnungen richten sich an Rechnungssteller und -empfänger mit kleinem bis hohem Rechnungsvolumen, welche die Vorteile von papierlosen Geschäftsprozessen und elektronischer Signatur nutzen möchten.

E-Invoice kann zudem mit dem elektronischen Bestellprozess kombiniert werden. Damit richtet sich E-Invoice mit elektronischer Signatur an Unternehmen, die ausschließlich elektronische Geschäftsprozesse realisieren möchten - die Kette von der Bestellung bis zur elektronischen Eingangsrechnung ist geschlossen - dank E-Invoice mit Automatisierung!

Rechtliche Maßnahmen von E-Invoice

Mit E-Invoice senken Sie die Kosten Ihrer elektronischen Eingangsrechnungen! Nur Eingangsrechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur berechtigen zum Vorsteuerabzug.

Die Automatisierung der elektronischen Signatur ist Voraussetzung für die Integration elektronisch übermittelter Eingangsrechnungen. Damit die elektronischen Geschäftsprozesse aus rechtlicher Sicht stattfinden kann, muss der Empfänger diesem zustimmen.

Nach dem Empfang elektronischer Eingangsrechnungen mit elektronischer Signatur muss der Empfänger diese hinsichtlich Integrität und Authentizität prüfen.

Nach Zustimmung zu E-Invoice, können Eingangsrechnungen auf dem elektronischen Weg übermittelt werden. Basis hierfür sind die Daten aus dem ERP-System, die über einen der Übertragungswege an die Signaturstelle an E-Inovice übermittelt werden.

Die signierte Eingangsrechnung wird an den Kunden geschickt. Nach der Signaturprüfung werden die Dokumente inklusive Signatur und Protokoll revisionssicher archiviert - die Automatisierung ist abgeschlossen.

Ordnungsgemäße Rechnung mit E-Invoice

Enthält eine Eingangsrechnung keine elektronische Signatur, hat der Empfänger die Pflicht, eine ordnungsgemäße Rechnung anzufordern: entweder eine Papierrechnung per Post oder eine elektronische Eingangsrechnung, die die elektronische Signatur aufweist.

Sollte innerhalb der elektronischen Geschäftsprozesse ein Fehler auftreten, haftet zunächst der Sender und Empfänger der E-Invoice.