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Elektronische Signatur - Bestandteil von eBilling im SAP

Elektronische Signatur und eBilling etabliert sich im Geschäftsalltag mehr und mehr als Standard.

Während viele Unternehmen Ihre Rechnungsbearbeitung bei papierbasierten Rechnungseingang bereits realisiert haben, werden Projekte für die "Letzte Meile", den elektronischen Rechnungseingang inklusive elektronischer Signatur gerade erst aufgesetzt.

Digitale Signatur - auf was Sie achten sollten

Hürden, die sich den Unternehmen stellen, sind die zahlreichen Vorgaben seitens des Gesetzgebers zu eBilling, die Vielzahl unterschiedlicher Anbieter und die notwendige technische Integration von elektronischer Signatur, bestehender Finanzprozess und der ERP-Anwendung.

eBilling mit elektronische Signatur spart Zeit und Kosten

ReadSofts Lösung für den automatisierten Finanzprozess mit eBilling inklusive elektronischer Signatur erhöht nicht nur die Effizienz in den Unternehmen. Der automatisierte Finanzprozess, beispielsweise im Prüfungs- und Freigabeworkflow hilft auch dabei, weniger Papier in Umlauf zu bringen.

Handling und Versand von elektronischem Rechnungseingang mit elektronischer Signatur ist deutlich schneller, effizienter und preiswerter als die Rechnungsbearbeitung von papiergebundenen Rechnungen. Neben dem elektronischen Rechnungseingang mit elektronischer Signatur war bisher parallel ein Papier-Rechnungseingang notwendig.

Inzwischen bieten auch elektronische Signatur und Verifikation, flankiert von entsprechenden rechtlichen Rahmenbedingungen, der elektronischen Rechnungsbearbeitung mit eBilling und der Bearbeitung des elektronischen Rechnungseingang inklusive elektronischer Signatur, immense Einsparpotentiale.

Rechnungsbearbeitung ohne Medienbrüche dank elektronischer Signatur

Denn erst durch die rechtskonforme elektronische Signatur können Medienbrüche des elektronischen Rechnungseingang umgangen werden. Dies ist zwingend notwendig für die Effizienz des digitalen Finanzprozess der Rechnungsbearbeitung.

Ihre Vorteile durch eBilling inklusive elektronischer Signatur

Die Vorteile von eBilling mit elektronischer Signatur liegen auf beiden Seiten: bei Rechnungsstellern und -empfängern. Neben der Kostenersparnis und Automatisierung der Finanzprozesse mit eBilling und elektronischer Signatur entsteht eine höhere Kundenbindung durch die Verknüpfung übergreifender digitaler Finanzprozesse der Rechnungsbearbeitung dem elektronischen Rechnungseingang.

Daten fließen im eBilling direkt in Erfassungssysteme, der elektronische Rechnungseingang wird verbucht und steht dank eBilling inklusive elektronischer Signatur sofort an beliebigen Arbeitsplätzen zur Verfügung. Durch die Automatisierung des Finanzprozesses der Rechnungsbearbeitung der elektronischen Prozesse werden Skontoverluste und Durchlaufzeiten reduziert und der Cashflow der Zahlungsempfänger dank eBilling und elektronischer Signatur verbessert.

Die niedrige Fehlerquote und die Transparenz von eBilling mit elektronischer Signatur bieten eine Servicequalität, auf die alle Beteiligten der Finanzprozesse der Rechnungsbearbeitung mit eBilling nicht mehr verzichten wollen.

Die elektronische Signatur des elektronischen Rechnungseingang auf Basis eines elektronischen Zertifikates erfolgt an zentraler Stelle und wird durch den Lieferanten bei der Automatisierung der Finanzprozesse mit eBilling beauftragt.

An wen richtet sich die elektronische Signatur ?

eBilling inklusive elektronischer Signatur richtet sich an Rechnungssteller und Rechnungsempfänger mit kleinem bis hohem elektronischem Rechnungsvolumen, welche die Vorteile eines papierlosen elektronischen Prozesses in der Rechnungsbearbeitung mit eBilling und elektronischer Signatur nutzen möchten.

eBilling kann zudem mit dem elektronischen Bestellprozess kombiniert werden. Damit richtet sich eBilling mit elektronischer Signatur an Unternehmen, die einen ausschließlich elektronischen Prozess der Rechnungsbearbeitung realisieren möchten - die Kette von der Bestellung bis zum elektronischen Rechnungseingang ist geschlossen - dank elektronischer Signatur mit Automatisierung des Finanzprozesses!

Rechtliche Maßnahmen von eBilling und elektronischer Signatur!

Mit eBilling senken Sie die Kosten Ihres elektronischen Rechnungseingang - gesetzeskonform! Nur ein Rechnungseingang mit qualifizierter elektronischer Signatur berechtigen zum Vorsteuerabzug.

Die Finanzprozesse der elektronischen Signatur sind Voraussetzung für die Integration des elektronisch übermittelten Rechnungseingang. Damit die elektronische Rechnungsbearbeitung aus rechtlicher Sicht stattfinden kann, muss der Empfänger diesem zustimmen.

Nach dem Empfang des elektronischen Rechnungseingangs mit elektronischer Signatur muss der Empfänger diese zunächst hinsichtlich Integrität und Authentizität prüfen. Nachdem der Empfänger seine Zustimmung zu eBilling und elektronischer Signatur erteilt hat, kann der Rechnungseingang auf dem elektronischen Weg übermittelt werden.

Basis hierfür sind die Daten aus dem ERP-System, die über einen der Übertragungswege an die Signaturstelle an eBilling übermittelt werden. Der elektronisch signierte Rechnungseingang wird dann an den Kunden geschickt.

Nach der Signaturprüfung werden die Dokumente inklusive elektronischer Signatur und Protokoll revisionssicher archiviert - die Automatisierung der Finanzprozesse ist abgeschlossen.

Ordnungsgemäße Rechnung mit elektronischer Signatur

Enthält ein elektronischer Rechnungseingang keine elektronische Signatur, hat der Empfänger die Pflicht, einen ordnungsgemäßen Rechnungseingang anzufordern: entweder eine Papier-Rechnung per Post oder eine elektronische Rechnung, die die elektronische Signatur aufweist. Sollte im Prozess der elektronischen Rechnungsbearbeitung ein Fehler auftreten, haftet zunächst der Sender und Empfänger der eBilling inklusive elektronischer Signatur.

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