DOCUMENTS
Automatisierte Erfassung eingehender Dokumente
Mit ReadSoft DOCUMENTS können Sie alle eingehenden Dokumente automatisiert erfassen und sortieren. Egal in welchem Format Ihre Informationen vorliegen, unsere Lösung analysiert jedes eingehende Dokument und ermittelt seinen Dokumententyp anhand von Schlüsselworten.
Nachdem der Dokumententyp erkannt ist, werden die Schlüsselinformationen automatisiert ausgelesen und direkt zur Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus steht das Dokument umgehend im Archiv bereit.
DOCUMENTS lässt sich in jedes ERP-, Archiv- oder Fallbearbeitungssystem integrieren, so dass eine einfache Übergabe der Daten an beliebige Zielsysteme erfolgen kann.
Automatisierte Klassifizierung
Zunächst wird der Dokumententyp eines eingehenden Dokuments ermittelt. Anhand von Schlüsselworten wird festgelegt, ob es sich um eine Rechnung, ein Bestellformular, einen Kreditantrag, eine Schadensmeldung, einen Brief etc. handelt.
Darüber hinaus können Dokumente, die zu einer logischen Gruppe gehören, dem gleichen Vorgang zugeordnet werden. Ein Beispiel dafür sind Einzelbelege einer Reisekostenabrechnung oder Unterlagen zu einem bestimmten Schadensfall.
Dokumentenindizierung zur einfachen Informationssuche
Nachdem ein Dokument klassifiziert wurde, werden zentrale Informationen aus dem Dokument erfasst und extrahiert. Die zentrale Information kann von Dokumententyp zu Dokumententyp unterschiedlich sein. So können beispielsweise Rechnungsnummern, Bestellnummern, Vertragsnummern, Namen, Adressen etc. automatisiert ausgelesen werden.
Diese Informationen werden anschließend zusammen mit dem klassifizierten Dokument in Ihr Zielsystem übertragen.
Über die extrahierten Informationen ist jederzeit eine uneingeschränkte Suche möglich.